Торговля

Порядок работы в 1с 8.3

Отправить эту статью на мою почту

При ведении своей хозяйственной деятельности работодатель иногда принимает сотрудников на неполный рабочий день, и у бухгалтера возникают вопросы, каким образом его оформить в 1С 8.3. Бухгалтерия.

Для того, что бы ответить на тот вопрос, надо обратиться, в первую очередь, к Трудовому Кодексу: для установленного режима трудового дня работника, отличного от общего, в его трудовом договоре следует указать продолжительность трудового дня (ст. 57). Кроме этого, трудовым договором должны быть согласованы условия оплаты труда, к которым относятся: размер тарифной ставки или должностного оклада, премии, и д.р,. Кодексом определено, поскольку работника принимают в штат организации на условиях неполного рабочего дня, то и оплата его труда должна производиться пропорционально отработанному времени (п.3 ст. 93).

Для того чтобы оформить неполный рабочий день в 1С 8.3 Бухгалтерия, в первую очередь, надо сформировать приказ на прием сотрудника в штат организации, точно таким же образом, как это делается для работников на полной ставке.

Команда опытных 1с-программистов:

До 2-х часов время реакции на срочные задачи, даже в выходные и праздничные дни.

40+ штатных программистов с опытом работы в «1С» от 5 до 20 лет.

Делаем видео-инструкции по выполненным задачам.

Живое общение через любые удобные клиенту мессенджеры

Контроль выполнения ваших задач через специально разработанное нами приложение

Официальные партнеры фирмы «1С» с 2006 года.

Опыт успешной автоматизации от небольших фирм, до больших корпораций.

99% клиентов довольны результатами

Для регистрации факта приема на работу по трудовому договору и оформления приказа о приеме в программе необходимо:

Зарегистрировать нового сотрудника в справочнике Сотрудники .
Ввести документ .

1. Регистрация нового сотрудника и оформление трудового договора

В справочнике Сотрудники создается новый элемент, для которого в качестве вида договора указывается и вводятся данные трудового договора (место работы: организация, подразделение организации и должность; график работы; количество ставок, основной вид оплаты, назначаемый при приеме на работу и персональные надбавки и др. реквизиты).

При регистрации сотрудника можно либо одновременно создать новое физическое лицо, либо выбрать соответствующее сотруднику физическое лицо из справочника Физические лица . Второй вариант используется, если регистрируется сотрудник, который ранее уже работал на предприятии по другому договору или его личные данные уже были предварительно внесены в справочник Физические лица .

Из формы элемента справочника Сотрудники организаций можно сформировать и вывести на печать типовой трудовой договор организации с сотрудником.

2. Оформление приказа о приеме на работу

Регистрация факта приема на работу и оформление приказа о приеме на работу производится с помощью документа Прием на работу в организацию .

Документ Прием на работу в организацию может быть создан и заполнен автоматически на основании данных элемента справочника Сотрудники организаций .

Документ можно ввести на одного или нескольких работников сразу.

В шапке документа Прием на работу в организацию указываются:

номер и дата документа , дата документа (значение реквизита от ) должна соответствовать дате приказа о приеме на работу;
в реквизите Организация — организация (или ее обособленное подразделение), прием на работу в которую регистрируется (выбором из справочника Организации );
в реквизите Ответственный — лицо из справочника Пользователи , ответственное за ввод документа.

В табличной части на закладке Сотрудники документа вводится список сотрудников, принимаемых на работу и указываются условия их приема. В колонке Сотрудник выбирается сотрудник из справочника Сотрудники , принимаемый на работу. При этом реквизиты табличной части автоматически заполняются на основании данных трудового договора, внесенных в справочник Сотрудники :

в реквизите Подразделение указывается структурное подразделение, в которое производится прием работника (из справочника Подразделения организаций );
в реквизите Должность — занимаемая должность (из справочника Должности организаций );
в реквизите Ставка — количество занимаемых ставок;
в реквизите Дата приема — дата приема на работу;
если работник принимается на срок, то в реквизите По указывается окончание периода работы;
в реквизите Испытательный срок указывается количество месяцев испытательного срока (если испытательный срок трудовым договором не предусмотрен, поле не заполняется);
в реквизите График работы — график рабочего времени (выбором из справочника Графики работы ).
в реквизите Условия приема можно ввести произвольную строку, характеризующую условия приема для отражения в печатной форме Т-1 ;

На закладке Начисления указывается, какие плановые начисления необходимо ежемесячно производить в пользу работников в соответствие с условиями заключенного трудового договора. Список начислений заполняется автоматически на основании следующих данных:

вида основного начисления сотрудника и списка персональных надбавок, указанных в данных трудового договора в справочнике Сотрудники организаций ;
списка надбавок, предусмотренных для штатной единицы штатным расписанием организаций ;

При необходимости список плановых начислений можно дополнить. При этом следует иметь ввиду, что работнику может быть назначено только одно основное плановое начисление, т.е. начисление по которому ведется учет рабочего времени (вид учета времени Начисление за работу в пределах нормы времени ).

По кнопке Печать можно сформировать печатную форму приказа о приеме на работу Т-1 или Т-1а .

Пример

С 01.02.2012 в ЗАО «Стройкомплект» на должность менеджера по продажам в отдел снабжения принимается на работу Самойлов Юрий Александрович. Ему устанавливается повременная форма оплаты труда (исходя из месячного оклада пропорционально отработанным часам). Размер оклада составляет 1894750 бел. рублей в месяц. Испытательный срок составляет 2 месяца. График работы — пятидневная рабочая неделя с 8-ми часовым рабочим днем.

1. В справочнике Сотрудники организаций регистрируется новый сотрудник. Данные работника еще не внесены в справочник Физические лица , поэтому одновременно с регистрацией сотрудника создается новое физическое лицо (соответствует положению переключателя Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц в форме нового элемента справочника Сотрудники организаций ) (рис. 1).

На закладке вводятся данные трудового договора, заключаемого с сотрудником (рис. 2).

2. Факт приема на работу регистрируется с помощью документа Прием на работу в организацию , который вводится на основании элемента справочника Сотрудники (рис.3)

В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по приему на работу работника в 1С Бухгалтерия 8.3.

Прежде, чем перейти не только к отражению в программе 1С:Бухгалтерия приема сотрудника на работу, но и к другим основным кадровым документам, нужно произвести некоторые настройки программы.

Перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Параметры учета».

Для того чтобы мы могли использовать в 1С основные кадровые документа, достаточно включить только две надстройки.

Первая расположена в разделе «Общие настройки». Мы укажем, что учет расходов по заработной плате, а так же необходимый нам кадровый учет должны вестись именно в этой программе. Ниже, в разделе «Кадровый учет», установите влаг на пункте «Полный». Данная надстройка откроет нам доступ к основным кадровым документам, включая прием сотрудников на работу.

Оформление приема сотрудника на работу

Создание нового сотрудника

В программе 1С:Бухгалтерия так же, как и в 1С:ЗУП существует два справочника: Сотрудники и Физические лица. На одного человека может быть заведено столько сотрудников, сколько мест работы на данном предприятии он имеет, например, основное место работы, совместительство, договор ГПХ.

Физическое лицо обязательно должно быть одно. Дублировать записи в данном справочнике неприемлемо, так как именно по записям в нем работникам начисляются НДФЛ.

Принятие сотрудника на работу

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Приемы на работу». Если данного пункта у вас нет, то вернитесь на шаг выше к первоначальной настройке программы.

В шапке созданного вами нового документа нужно указать подразделению, должность и организацию, куда вы принимаете на работу сотрудника. Так же здесь указывается созданный вами ранее сотрудник.

Датой приема по умолчанию подставляется текущая дата, но этот параметр мы можем отредактировать. Испытательный срок в месяцах можно настроить в соответствующем поле. Далее нужно указать вид занятости, который выбирается из выпадающего списка и ограничен четырьмя пунктами.

Теперь осталось заполнить лишь условия приема на работу. В табличной части с начислениями можно указать сразу несколько видов начислений, например, оклад, премия, и т. п. В нашем примере мы установили сотруднику только оплату по окладу АУП в размере 30 000 рублей.

Ниже указывается порядок начисления аванса: фиксированной суммой, либо процентом от тарифа. В поле «Условия приема» можно указать произвольный текст.

Данный документ вступит в силу после проведения, совершим движения по соответствующим регистрам сведений.

Смотрите также видеоинструкцию по оформлению работника в штат:

Первый документ, который кадровик должен создать в кадровой программе, разработанной на платформе 1С Предприятие 8.3, при появлении нового сотрудника – это приказ о приеме на работу. Чтобы система его сформировала, необходимо внести данные о сотруднике в предназначенные для этого справочники. Давайте подробно рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять, чтобы принять сотрудника на работу.

Здесь мы немного отвлечемся и попытаемся объяснить, что «новичок» уже может присутствовать в нашей базе как физлицо, а как сотрудник – отсутствовать.

В информационной базе 1С при оформлении нового работника нас интересуют два справочника – «Сотрудники» и «Физические лица». В первый из этих справочников один и тот же сотрудник может быть внесен несколько раз. Например, сотрудник уволился, а потом передумал, и его снова приняли на работу; или сотрудник является совместителем – это также будет второй элемент первого справочника. Но физическое лицо в базе должно быть только одно*. Обязательно надо проверить этот момент при приеме на работу новичка, чтобы не создать два одинаковых физических лица, и в процессе работы также следить, чтобы двойные физические лица в базе не появлялись. Если таковые возникли, дубль надо удалить.

*Ниже мы рассмотрим, чем грозят «двойники» и как исправить ситуацию, когда они все-таки появились.

Принять на работу в 1С 8.3

Создадим нового сотрудника, которого нет в базе. Здесь существуют два способа:

Заполним справочник «Физические лица», а затем, при заполнении «Сотрудники», база 1С обнаружит соответствующее сотруднику физическое лицо;
Создаем сотрудника, не создавая физическое лицо. В этом случае физическое лицо будет создано автоматически.

Рассмотрим первый способ. В разделе «Кадры-Физические лица» по кнопке «Добавить» заносим основные сведения о сотрудниках: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, паспортные данные, гражданство, инвалидность (если есть). Справа в пустое поле можно загрузить фотографию.

Рис.2

Программа выдаст следующее окно:

Рис.3

Если в базе несколько человек со схожими фамилиями и именами, программа их всех отобразит для выбора. Определившись с нужным нам физлицом, подтверждаем соответствие только что созданного сотрудника и созданного до этого физлица.

Рис.4

Стоит отметить, что все-таки предпочтительнее вносить сотрудников в информационную базу вторым способом, поскольку он проще и ошибок ввода при этом будет меньше. Но если физическое лицо в базе уже есть, нужно особо внимательно вносить фамилию и имя, чтобы избежать ошибки задвоения физического лица.

Вернемся к рассмотрению ситуации, когда физическое лицо уже занесено в информационную базу, но при создании соответствующего ему сотрудника произошла ошибка.

Рис.5

На Рис.6 показан результат ошибки, возникшей при внесении в базу неверного отчества – «Волков Марат Савельевичи». Из-за этого физическое лицо было создано вновь, и выделенные строки в списке теперь содержат информацию об одном и том же сотруднике. О том, что это не однофамилец, говорит одинаковый ИНН у сотрудников.

Рис.6

Обратите внимание: даже если позже ошибка будет исправлена в справочнике «Сотрудники», в базе физлиц останется две позиции, что в свою очередь также может привести к ошибкам, например, одному из физлиц будет начислена зарплата, а другому – выдан аванс или выписана доверенность. Чтобы исправить эту ошибку, воспользуемся сервисом «Объединение личных карточек» в разделе «Кадры».

Рис.7

Для этого нужно нажать кнопку «Найти задвоенные карточки», выбрать любую из задвоенных позиций (поскольку они одинаковые) и нажать кнопку «Выбрать», а затем нажать кнопку «Объединить».

Рис.8

Рис.9

Программа предупредит о том, что эта операция изменит наши данные, то есть отменить внесенные изменения после будет уже нельзя.

Рис.10

Затем нажимаем «Ок».

Рис.11

После этого в списке физических лиц один из «двойных» сотрудников уже будет помечен на удаление.

Рис.12

Останется воспользоваться сервисом «Удаление помеченных объектов».

Рис.13

Отметим, что после использования сервиса «Объединение личных карточек», в информационной базе на физическое лицо, помеченное на удаление, не будут ссылаться другие объекты ИБ даже до того, как оно будет удалено.

Оформление приказа о приеме на работу сотрудника

Итак, сотрудник занесен в базы, но еще не принят на работу. Для оформления приказа на работу нужно нажать гиперссылку «Прием на работу» (на Рис.14 выделено красной рамочкой).

Не стоит пытаться в этом же окне ввести дату приема на работу, а также должность и т.д. (на Рис.14 подчеркнуто синей линией): поля здесь предназначены не для ввода, а для отображения информации.

Рис.14

Чтобы попасть в приказ о приеме на работу и заполнить там все регламентные данные о сотруднике, нужно перейти по гиперссылке «Принять на работу».

Другим удобным способом оформления кадровых приказов по сотруднику является кнопка «Оформить документ», расположенная над списком сотрудников. Из «Оформить документ-Кадры» можно осуществить «Прием на работу», «Увольнение» или «Кадровый перевод».

Рис.15

Сотрудник появился в базе в результате переноса данных

Рассмотрим ситуацию, когда, например, переносили данные из программы ЗУП 2.5 в 3.0. Как посмотреть информацию по такому – «перенесенному» сотруднику? Это легко сделать, открыв сотрудника и нажав гиперссылку «История переводов».

Рис.16

Откроется таблица – «История изменения места работы». В этой таблице вы увидите документ «Начальная штатная расстановка». Если у сотрудника изменился оклад или какие-то другие кадровые данные, можно оформить документ «Кадровый перевод», в котором отметить галочкой, что изменилось, и поставить нужное значение. Внести документ «Изменение оплаты труда» можно тем же путем, что и на Рис.15.

Документ «Прием на работу» кроме шапки имеет три закладки – «Главное», «Оплата труда» и «Трудовой договор». Мы их заполняем, а по кнопке «Печать» печатаем «Приказ о приеме» и «Трудовой договор».

Рис.17

Готовый приказ о приеме на работу можно посмотреть в журнале «Кадры-Приемы, переводы, увольнения».

Рис.18

Там же можно вывести на печать приказ о приеме, трудовой договор и карточку Т2. Откроем документ «Прием на работу», кнопка «Печать», и выберем: Приказ о приеме (Т-1), Трудовой договор и т.д.

Рис.19

Рис.20

Рис.21

Чтобы распечатать или посмотреть Карточку Т-2, зайдем в раздел «Кадры-Кадровые отчеты», далее – Личные карточки Т-2, и нажимаем «Сформировать».

Рис.22

Рис.23

Итак, сотрудник принят на работу, его кадровые данные заполнены корректно.

Для того, чтобы заработная плата начислялась корректно, нужно правильно оформить документы на приём на работу сотрудников. Небольшие организации могут вести кадровый учет непосредственно в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. В этой статье мы рассмотрим, как внести в программу информацию о новом сотруднике и принять его на работу.

Чтобы работать с документами кадрового учета, необходимо произвести ряд настроек (или проверить, как они сейчас сделаны в вашей программе). Переходим в раздел "Администрирование", находим ссылку "Параметры учета".

Затем переходим в "Настройки зарплаты", где должно быть указано, что расчет заработной платы и кадровый учет ведутся в этой программе.

Кадровый учет - полный. При таких настройках на вкладке "Зарплата и кадры" появятся нужные пункты.

Нажимаем кнопку «Создать»

Указываем наименование организации и заполняем основные личные данные сотрудника: ФИО, дату рождения, пол. Обязательно заполняем поля ИНН и СНИЛС, так как эта информация очень важна для представления отчетности.

Или на кнопку «Оформить документ» - «Прием на работу»

В открывшемся окне заполняем документ «Прием на работу». Указываем Организацию, подразделение и должность, на которую принимается сотрудник. Поле «Сотрудник» заполнится автоматически из справочника «Сотрудники». Заполняем дату, вид занятости, плановые начисления и способ расчета аванса.

Проводим документ и распечатываем приказ, нажав на соответствующую кнопку на верхней панели.

Теперь определим способ отражения заработной платы в учете. Открываем вкладку «Выплаты и учет затрат»

И заполняем строку «Способ отражения» заработной платы в бухгалтерском учете

В том случае, если сотрудник имеет право на получение вычетов по НДФЛ, заполняем заявление на вычеты.

Проводим документ, закрываем. Это заявление на вычет мы можем посмотреть в разделе «Зарплата и кадры», группа «НДФЛ» - «Заявления на вычеты»

Также при приеме на работу желательно распечатать согласие на обработку персональных данных. Для этого нажимаем на кнопку «Печать» и выбираем «Согласие на обработку персональных данных»

Заполняем открывшийся документ

Проводим и распечатываем. Если у вас остались вопросы по теме статьи, то их можно задать в комментариях.