Интернет

Документы для подключения электронной отчетности в пфр. Заявление в пфр на подключение электронной отчетности. Виды электронной отчетности в ПФР

Для того чтобы сдавать отчетность в ПФР ведомство посещать совсем необязательно. Документы можно формировать в электронном виде, подписывая усиленной квалифицированной электронной подписью, и направлять по ТКС в ПФР. Поверьте, это - быстро, удобно и надежно. И риск ошибок снижен до минимума.
Сегодня обязательный порядок сдачи отчетности в электронном виде распространяется на работодателей с среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек. Однако Пенсионный фонд заинтересован перейти на информационный обмен в электронном виде со всеми организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от их численности.

Оператор ЭДО «Такском» может подключить электронный документооборот с ПФР в тот день, который вы указали в заявке, при условии, что:

на вашем счете достаточно денежных средств для оплаты всех заказанных периодических услуг;
ваш тарифный план позволяет подключить направление обмена с ПФР.

Сертификат регистрируется в ПФР в течение 3-х рабочих дней с момента подключения услуги. А затем настраивается программное обеспечение. В том случае, если вы используете систему

Если среднесписочная численность работников равна или превышает 25 человек, организация обязана отчитываться электронно. Причем показатель численности устанавливается за предшествующий отчетный период. Таким образом, если в организации в сентябре трудилось 30 специалистов, а в октябре всего 5, то октябрьскую нужно отправить электронно.

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот. Преимущества для бюджетной организации:

не нужно посещать отделение Пенсионного фонда (сокращаем транспортные расходы);
не нужно распечатывать и подписывать документы (сокращаем канцелярские расходы);
оперативное выявление и устранение ошибок (снижаем риск штрафных санкций).

К тому же отметим, что формирование любого отчета в цифровой форме снижает до минимума риск появления ошибок и несоответствий.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для этого бюджетная организация должна представить:

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Заявление на электронный документооборот с ПФР

Как заполнять

Заполнять следует только те табличные части заявления, которые соответствуют бюджетной организации.

Шаг 1. Начинаем с шапки: указываем полное наименование территориального отделения Пенсионного фонда России, с которым будет налажен обмен документами.

Шаг 2. Переходим к заполнению табличной части заявления о подключении к электронному документообороту ПФР.

Сведения об участнике ЭДО. Прописываем регистрационный номер бюджетной организации, полное наименование, ИНН, КПП, телефон, факс и e-mai. Затем прописываем юридический и фактический адреса, указываем ФИО руководителя учреждения.

Дополнительная информация указывается в заявлении по запросу представителей территориального отделения фонда: банковские реквизиты (наименование банка, его БИК, расчетный счет бюджетного учреждения, корреспондентский счет), среднесписочная численность.

Шаг 3. Вторую таблицу оставляем пустой либо ставим прочерки. Данная часть предназначена для индивидуальных предпринимателей. Заполнение сведений в обеих таблицах недопустимо.

Шаг 4. Переходим в третью таблицу. Указываем наименование организации-оператора комплексных услуг в СЭД. Иногда представители ПФ РФ требуют дополнительные сведения. Например, адрес оператора, информацию об используемом средстве криптографической защиты информации (СКЗИ).

Шаг 5. Подписываем заявление у руководителя, ставим печать, указываем дату составления.

Последняя таблица в заявлении заполняется сотрудниками ПФ РФ.

Особенности составления соглашения на ЭДО

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР 2019 года

В бланке договора ЭДО указывают полное наименование ТОПФР, должность руководителя (ответственного лица). Затем прописывают аналогичные данные по своей организации: полное наименование, должность и ФИО руководителя, указывают регистрационный номер, а такж нормативный документ регламентирующий деятельность бюджетного учреждения (положение, устав, прочее).

В конце 3 раздела укажите наименование территориального отделения фонда. Затем переходите в 9 раздел, здесь пропишите реквизиты и юридические адреса сторон (вашего учреждения и ТОПФ).

Время рассмотрения обращения организации о подключении к ЭДО колеблется от двух недель до одного месяца. О принятом решении вас обязательно уведомят в письменном виде. Если организация планирует сменить оператора комплексных услуг в СЭД ПФР, то соглашение придется перезаключить. В любом случае порядок смены оператора услуг уточните у специалистов местного отделения фонда.

Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Выбор оператора ЭДО

Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций , которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:

наименование организации;
технология, на которой она работает;
контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).

Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

наименование, ИНН и ОГРН организации;
ее юридический и фактический адрес;
регистрационный номер в системе ПФР;
банковские реквизиты;
среднесписочную численность работников;
данные оператора связи;
другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с территориальным органом ПФР по месту учета организации.
Предоставить в региональное отделение ПФР «Заявление о подключении к электронному документообороту».

Бланки документов и схема подключения могут отличаться в различных регионах, поэтому за шаблонами документов на подключение следует обращаться непосредственно в региональное подразделение ПФР. Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд:

Подробную информацию о подключении к отчетности в ПФР можно найти в разделе Электронная отчетность в Пенсионный фонд.

Как заполнить регистрационные данные

1. Выберите в Контур.Экстерн меню «ПФР».

2. Нажмите на кнопку «Регистрационная информация ПФР».

3. Заполните поля:

Код УПФР — код отделения ПФР, в которое отчитывается организация. Укажите регион с помощью раскрывающегося списка, затем выберите из справочника код Управления ПФР, в которое будет предоставляться отчетность.
Регистрационный № - регистрационный номер страхователя, присвоенный отделением ПФР.
Номер соглашения — номер, присвоенный «Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
Дата соглашения — дата заключения соглашения с территориальным отделением ПФР.
Выберите сертификат для подписания отчетности. Для этого кликнуть по нужному сертификату.
Нажмите на кнопку «Отправить информацию в ПФР».

ПФР требует, чтобы отчеты подписывал руководитель организации-страхователя или лицо, действующее на основании доверенности на право подписи отчетности в ПФР.

После отправки регистрационной информации можно сразу приступать к передаче отчетности.

При смене регистрационных данных или сертификата для подписи внесите соответствующие изменения в меню «ПФР» > «Регистрационная информация ПФР» и заново отправьте регистрационную информацию.

Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:

Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.

Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.

Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?

Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте. Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта . После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.

После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:

Шаг 1. Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
Шаг 2. Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
Шаг 3. Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
Шаг 4. Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
Шаг 5. Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.

Инструкция по подключению
к системе электронного документооборота ПФР:

Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.

Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.

Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС

Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:

Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.