Положение о структурном подразделении. Обязательно ли в организации положение о подразделениях? Нужное положение для
Положение об отделе - локальный нормативный акт, которым устанавливается статус и функционал внутреннего структурного подразделения организации. Этим документам также определяются зоны ответственности, что облегчает адресацию управляющих решений и контроль их выполнения.
Из статьи вы узнаете:
Вид внутренней организационно-распорядительной документации - положение об отделе
В структуру любой организации входят отдельные подразделения, в функции которых входит управление отдельными участками и видами деятельности. Перед каждым таким структурным подразделением (отделом) руководство предприятия ставит свои задачи и определяет свою зону ответственности. Но все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и являются частью единого управленческого и производственного механизма. Регламентируется деятельность каждого из этих структурных подразделений локальным нормативным актом - положением об отделе.
Такие внутренние организационно-распорядительные документы разрабатываются для всех структурных подразделений предприятия, в том числе, отделов, рабочих групп, служб, лабораторий, бюро. Положением об отделе определяется:
- порядок формирования подразделения;
- правовой и административный статус в общей иерархии предприятия;
- стоящие перед ним цели и задачи;
- функционал;
- горизонтальные и вертикальные взаимосвязи с другими структурными подразделениями;
- зона ответственности как подразделения в целом, так и его руководителя.
Разработка положения об отделе позволяет конкретизировать функционал и выполняемые подразделением задачи. В итоге утверждение таких позволяет равномерно распределить функции между подразделениями и исключить их дублирование.
Это выгодно всем. Исполнители - руководитель и сотрудники каждого отдела получают четкое представление о задачах и функциях подразделения, зонах его ответственности. Руководство предприятия,в свою очередь, получает возможность конкретной адресации управленческих решений и контроля их выполнения.
Обратите внимание! Чем более подробно прописаны в положении об отделе его функции и задачи, тем белее оптимальным будет распределение поручений руководства и эффективнее работа всего предприятия в целом.
Кто занимается разработкой положения об отделе
- Организация первичного бухгалтерского учета и финансового учета хозяйственной деятельности предприятия;
- Обеспечение хозяйственной деятельности предприятия;
- Осуществление контроля за сохранностью имущества, денежных и иных материальных ценностей, их оптимальным расходованием, соблюдением режима экономии.
В положении о юридическом отделе в разделе «Задачи» будут такие пункты:
- Правовое обеспечение деятельности предприятия, юридическая защита его прав и интересов;
- Эффективное использование правовых инструментов для укрепления финансового положения предприятия, повышения производительности труда и улучшения экономических показателей его работы.
В перечень задач, указанных положении об отделе охраны труда в могут быть включены, например, такие:
- Обеспечение безопасности и охраны труда на предприятии;
- Контроль соблюдения требований и нормативов по охране труда, установленных на государственном и отраслевом уровне;
- Профилактика и предупреждение нарушения требований охраны труда;
- организует делопроизводство на предприятии;
- внедряет новые технологии работы с документами;
- обеспечивает контроль своевременного исполнения документов.
При разработке положения об отделе информационных технологий в раздел «Функции» нужно будет включить:
- изучение производственной, административной и организационной деятельности предприятия с целью определения путей и возможности автоматизации процессов ;
- участие в разработке технических заданий по созданию автоматизированных систем управления;
- внедрение автоматизированных систем управления, обучение сотрудников, участие в эксплуатации и обслуживании.
К видам работ, которые должны будут выполнять сотрудники подразделения, описываемым в положении о производственно техническом отделе можно отнести, например:
- подготовку производства (получение и составление проектной документации, получение разрешений на производство работ и пр.);
- своевременное оформление и выдача рабочей документации;
- осуществление технического и технологического надзора за производственными процессами.
В функционал, описываемый в положении об отделе продаж, можно включить:
- анализ, прогноз и подготовка планов продажи;
- участие в маркетинговых исследованиях и разработке ценовой политики;
- контроль товарных запасов, хранящихся на складе.
Раздел «Права руководителя» положения об отделе содержит перечень полномочий, которыми наделяется руководитель подразделения для того, чтобы он мог эффективно исполнять свои обязанности и обеспечивать эффективное функционирование вверенного ему отдела.
В разделе «Ответственность» нужно оговорить все виды виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которая возлагается на руководителя подразделения при выполнении им трудовых обязанностей в соответствии с должностной инструкцией или трудовым договором.
Как утвердить положение об отделе
После того, как в подразделении будет разработан проект положения об отделе, документ нужно будет обязательно согласовать с теми подразделениями, взаимодействие с которыми в нем установлено. Кроме того, с проектом должны быть ознакомлены службы по персоналу, кадров, юридическая.
Это необходимо, чтобы исключить неточности в формулировках и избежать дублирования функций. Юристы, кроме того, проверят положение об отделе и на соответствие нормам действующих законов. Нормоконтроль положения может осуществить и служба делопроизводства . Это нужно проконтролировать еще и потому, что отсутствие обязательных реквизитов может лишить документ юридической силы. Приказ об утверждении положения об отделе издается только после того, как получены все визы согласования.
20.5. Положения. Правила их составления и оформления
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).
Положение - это:
правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;
свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные - для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.
Положение о структурном подразделении - нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.
Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:
гриф утверждения,
наименование организации,
наименование вида документа,
регистрационный номер документа,
место составления,
заголовок к тексту,
Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:
1) «Общие положения» - приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.
Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.
В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.
2) «Цели и задачи подразделения» - формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.
3) «Функции» - содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.
При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.
4) «Права и обязанности» - содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.
5) «Ответственность» - устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.
6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» - содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.
Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).
Положение о коллегиальных и совещательных органах - организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором:
отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;
устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;
определяются способы организации труда;
раскрывается кадровая концепция предприятия - системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;
формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.
Положение о персонале - документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, - стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.
В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты - отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.
В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.
В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:
соблюдение ном законодательства;
полномочность представителей сторон;
равноправие сторон;
добровольность принятия обязательств;
недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;
реальность обеспечения принимаемых обязательств.
При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.
Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.
Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.
Один из возможных макетов структуры текста следующий:
Общие положения.
Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.
Порядок оформления трудовых отношений.
Основные права и обязанности персонала.
Основные права и обязанности руководства компании.
Рабочее время и время отдыха.
Оплата труда.
Социальный пакет.
Повышение квалификации персонала.
Гарантии занятости персонала.
Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).
Заключительные положения.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала. Утверждается документ на Совете директоров.
Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.
Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
Положение о материальном и моральном поощрении - локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.
Цель положения о материальном и моральном поощрении - заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.
В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:
Принципы поощрения.
Основные показатели применения мер поощрения.
Формы и меры (виды) поощрения.
Порядок представления работников к поощрению.
Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.
Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).
Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).
Другие сведения.
Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам - инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.
Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.
Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.
Положение об аттестации - документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.
| " |
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
Положение о структурных подразделениях
Многие современные государственные и негосударственные предприятия и организации разрабатывают в качестве организационного документа Положение о персонале, в котором помимо общих вопросов развития трудового коллектива могут рассматриваться и другие важные вопросы: повышение квалификации персонала; участие персонала в прибылях; правила делового общения персонала и т.д.Положение о подразделении является организационно-технологическим документом, понятия:
1. Место подразделения в организационной структуре.
2. Функциональная нагрузка подразделения. Технологическая ответственность в рамках всей организации.
3. Взаимодействие с другими подразделениями организации.
4. Нормативные документы, регулирующие деятельность данного подразделения.
Разработка Положения о подразделении осуществляется непосредственно в подразделении. Ответственным за разработку Положения является руководитель подразделения.
Организации, состоящие из нескольких структурных подразделений, обязаны разработать Положения о структурном подразделении, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности каждого подразделения.
Например , Текст Положения о кадровой службе должен содержать следующие основные разделы.
- Общие положения.
- Основные задачи.
- Структура и функции.
- Взаимоотношения с другими подразделениями организации.
- Права и обязанности.
- Ответственность.
В разделе «Основные задачи» содержатся основные направления деятельности отдела кадров, которые в современных условиях уже не ограничиваются вопросами приема и увольнения работников и оформления кадровой документации, а комплексно решают вопросы формирования эффективно работающего коллектива.
Раздел «Структура и функции» определяет структуру кадровой службы, ее численный состав, конкретную работу каждого подразделения службы.
В раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями организации» определяются служебные взаимоотношения с другими службами и отделами по организационным и производственным вопросам.
Разделы «Права и обязанности», «Ответственность» определяют права и обязанности кадров в связи с возложенными на него функциями, устанавливают ответственность руководителя структурного подразделения за работу отдела кадров и ответственность работников подразделения в соответствии с их должностными инструкциями.
Положение о структурном подразделении после согласования с юристом, с другими должностными лицами утверждается руководителем организации .
Положения о структурных подразделениях
Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом
в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.
Требования к содержанию Положений
могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.
В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны:
место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);
какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);
структура подразделения;
непосредственный руководитель подразделения;
основные задачи подразделения;
функции, права, ответственность подразделения.
Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, тщательно продумывайте содержание Положения о структурных подразделениях и составляйте его как можно более подробным
.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации
СТАНДАРТ
«Положения о структурных подразделениях»
1. Область примененияНастоящий стандарт устанавливает общие требования к содержанию, а также общие правила разработки, принятия и регистрации, внесения изменений и пересмотра Положений о структурных подразделениях Общества (далее - Положений о подразделениях, Положений).
Настоящий стандарт применяют все подразделения Общества.
2. Назначение и статус Положений о подразделениях
- Положение о подразделении - внутренний организационный документ, разрабатываемый с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения.
- Положения о подразделениях являются составной частью документации Общества.
- Положения о подразделениях являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений.
- Положения о подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом.
3. Общие требования к построению, содержанию и оформлению Положений о подразделениях.
3.1. Положения о подразделениях в общем случае включают следующие структурные элементы и разделы:
- титульный лист;
- наименование;
- основное назначение;
- нормативные основания деятельности;
- структура подразделения;
- функции подразделения и распределение ответственности;
- взаимодействия;
- материальное и информационное обеспечение;
- обеспечение условий труда и безопасности персонала;
- делопроизводство и конфиденциальность.
3.3. В разделе «Основное назначение» указывают:
- место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения);
- подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение - непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.);
- целевое назначение (основные задачи) подразделения;
- порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).
- структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения;
- порядок назначения на должность, снятия и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю - образование, стаж, квалификационную категорию);
- основные задачи руководителя подразделения;
- наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных задач подразделения (должностных обязанностей);
- порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, утверждения должностных инструкций работников;
- порядок формирования штата подразделения.
текстовым способом - путем перечисления структурных единиц (подразделений либо групп работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных работников) и описания взаимосвязей между ними;
графическим способом -- в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные (сплошные линии) и, по возможности, функциональные (пунктирные линии) взаимосвязи между ними.
3.6. В разделе «Функции подразделения и распределение ответственности» отражают:
основные действия или виды работ, которые выполняет подразделение для решения поставленных перед ним основных задач;
распределение функций (обязанностей) и ответственности между работниками подразделения;
должностные обязанности, персональные права и ответственность руководите ля подразделения в соответствии с действующим законодательством (при необходимости).
Функции излагают в порядке значимости или очередности выполнения.
В Положениях о подразделениях, как правило, указывают, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
3.7. В разделе «Взаимодействия» описывают:
взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков;
периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей;
порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают:
внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.;
организацию учета и сохранности материальных ценностей;
порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.
3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство. При большом объеме номенклатуру дел приводят в приложении. При необходимости в данном разделе устанавливают виды информации (документов) конфиденциального характера, а также правила обращения с указанной информацией.
3.10 В разделе «Обеспечение условий труда и безопасности персонала» приводят правила поддержания санитарно-гигиенического состояния закрепленных за подразделением помещений и обеспечения безопасности работ либо ссылки на нормативные документы, устанавливающие данные правила, а также указывают ответственных должностных лиц.
4. Разработка, утверждение, введение в действие и регистрация Положений о подразделениях
4.1. Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.
4.2. Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.
4.3. Проект Положения о подразделении согласовывают с вышестоящим руководителем и заинтересованными должностными лицами. Согласование может осуществляться, например, с:
руководителями подразделений, с которыми взаимодействует данное подразделение;
начальником управления кадров;
начальником юридической службы.
Конкретный состав согласующих подразделений и должностных лиц определяет руководитель подразделения,
4.4. Ознакомление сотрудников подразделения с утвержденным Положением организует руководитель подразделения.
5. Изменение, пересмотр и отмена Положений о подразделениях
5.1. Изменения в Положения о подразделениях вносят руководители подразделений в следующих случаях:
при плановом пересмотре Положения;
при реорганизации, переименовании подразделения и изменении его подчиненности, а также изменении штатного расписания;
при изменении нормативных оснований деятельности;
по инициативе руководства и сотрудников подразделения с целью улучшения деятельности.
5.2. Порядок согласования изменений к Положениям аналогичен порядку согласования Положений. Срок внесения изменений - один месяц.
5.3. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения.
5.4. Плановый пересмотр Положений осуществляют руководители подразделений не реже одного раза в пять лет.
5.5. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции или ликвидации данного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационно - управленческие документы Общества.
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).
Положение - это:
1) правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;
2) свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные - для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.
Положение о структурном подразделении - нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.
Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:
· наименование организации,
· наименование вида документа,
· регистрационный номер документа,
· место составления,
· заголовок к тексту,
· подпись,
· гриф утверждения,
Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:
1) «Общие положения» - приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.
Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.
В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.
2) «Цели и задачи подразделения» - формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.
3) «Функции» - содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.
При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.
4) «Права и обязанности» - содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.
5) «Ответственность» - устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.
6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» - содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.
Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).
Положение о коллегиальных и совещательных органах - организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:
· статус коллегиального или совещательного органа;
· порядок планирования работы;
· порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
· внесение материалов на рассмотрение;
· порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
· ведение протокола заседания;
· оформление решений;
· порядок доведения решений до исполнителей;
· материально-техническое обеспечение заседаний.
В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором:
· отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;
· устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;
· определяются способы организации труда;
· раскрывается кадровая концепция предприятия - системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;
· формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.
Положение о персонале - документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, - стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.
В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты - отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.
В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.
В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:
· соблюдение ном законодательства;
· полномочность представителей сторон;
· равноправие сторон;
· добровольность принятия обязательств;
· недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;
· реальность обеспечения принимаемых обязательств.
При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.
Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.
Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.
Один из возможных макетов структуры текста следующий:
1. Общие положения.
2. Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.
3. Порядок оформления трудовых отношений.
4. Основные права и обязанности персонала.
5. Основные права и обязанности руководства компании.
6. Рабочее время и время отдыха.
7. Оплата труда.
8. Социальный пакет.
9. Повышение квалификации персонала.
10. Гарантии занятости персонала.
11. Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).
12. Заключительные положения.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываетсяруководителем службы управления персоналом, согласовываетсяна общем собрании персонала. Утверждаетсядокумент на Совете директоров.
Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.
Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
Положение о материальном и моральном поощрении - локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.
Цель положения о материальном и моральном поощрении - заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.
В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:
1. Принципы поощрения.
2. Основные показатели применения мер поощрения.
3. Формы и меры (виды) поощрения.
4. Порядок представления работников к поощрению.
5. Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.
6. Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).
7. Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).
8. Другие сведения.
Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам - инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.
Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.
Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.
Положение об аттестации - документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.
администрация Новониколаевского
Отдел по образованию
Народная ул., д. 77, р. п. Новониколаевский, 403901
тел.(2, 6-12-96, факс.(2, E-mail: *****@***ru
« 22 » г. № _959_____
На № _______ от ________________
В соответствии со ст.2 Закона РФ «Об образовании» образовательному учреждению предоставлена автономность, что включает в себя право самостоятельно определять нормативную правовую основу своей деятельности. Это - компетенция образовательного учреждения. За органами управления образования – рекомендации и контроль. При экспертизе локальных актов обозначились следующие проблемы в разработке правового поля деятельности образовательного учреждения:
1.Определение необходимого перечня локальных актов образовательного учреждения в соответствии с Уставом;
2.Разработка локальных актов образовательного учреждения как юридического документа в соответствии с установленной формой;
3.Определение задач и функций государственно – общественных форм самоуправления образовательного учреждения;
4.Соответствие разработанной нормативной правовой основы, регулирующей деятельность образовательного учреждения, действующему законодательству РФ в области образования.
П.1.7. «б» ст. 13 «Устав образовательного учреждения» Закона РФ «Об образовании» показывает, что в Уставе образовательного учреждения в обязательном порядке указывается: структура, порядок формирования органов управления образовательного учреждения, их компетенция и порядок организации деятельности. Поэтому необходимо определить:
– какие органы управления действуют в данном образовательном учреждении;
– каковы их функциональные управленческие связи;
– действуют ли они в соответствии с утвержденным положением (локальным актом).
Проблемы возникают у руководителей образовательных учреждений с регистрацией и оформлением локальных актов, с определением ответственности за неисполнение локального акта, с порядком внесения изменений и дополнений, с ознакомлением работников учреждения с локальным актом, с персоналом, на который распространяется действие локального акта.
Технология составления положений
Положение – это организационно – юридический документ, регламентирующий деятельность управлений, учреждений и их структурных подразделений.
Как правило, положения состоят из следующих разделов:
1.Общие положения.
2.Взаимосвязи с другими органами самоуправления.
3.Основные задачи.
4.Функции (обязанности).
6.Ответственность.
7.Организация управления.
8.Делопроизводство.
Раздел «Общие положения» включает в себя:
– определение статуса органа самоуправления в системе управления;
– указания о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;
– степень самостоятельности;
Основой для составления должностных инструкций работников образовательных учреждений должны являться Устав и Положение о типе и виде образовательного учреждения, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности. Действующее законодательство не предъявляет жестких требований к структуре и содержанию должностных инструкций. Однако с учетом имеющихся рекомендаций представляется целесообразным включить в состав должностных инструкций следующие разделы:
1.Раздел «Общие положения» определяется точное наименование должности работника. Это необходимо для определения роли должности в конкретных условиях деятельности образовательного учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Наименование должности работника должно отражать характер выполняемой им работы и строго соответствовать действующей номенклатуре должностей.
Далее определяется подчиненность работника. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей.
Кроме того, определяется должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее.
Указывается наличие у работника подчиненных.
Этот пункт увязан с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действие подчиненных.
Содержатся указания о порядке замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и тому подобное). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если нет четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, то это дезорганизует работу учреждения.
Кроме названного, содержит перечень документов (законодательные акты Российской Федерации, устав образовательного учреждения, инструкции, рекомендации и так далее), которыми работник руководствуется в своей деятельности.
Раздел «Основные задачи и функции» должностной инструкции раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного образовательного учреждения. При этом наиболее точно определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника. Следует отметить, что все функции образовательного учреждения, без исключения, распределяются между работниками, включая руководителей.
Раздел «Должностные обязанности» раскрывает конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. Если рассматривать разработку должностных инструкций развивающейся школы, то характер работы не только администрации, но и педагогических сотрудников будет носить исследовательский характер. Поэтому практически по всем педагогическим должностям сотрудник будет обязан:
анализировать соответствующую часть образовательного (учебно – воспитательного) процесса;
прогнозировать деятельность на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;
планировать и организовывать работу;
координировать деятельность лиц на соответствующем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;
контролировать работников, находящихся в непосредственном подчинении;
корректировать собственную деятельность и деятельность того участка образовательного (учебно – воспитательного) процесса, за который отвечает;
разрабатывать планы, программы и иные документы;
консультировать участников образовательного (учебно – воспитательного) процесса, отнесенных к его компетенции;
оценивать и осуществлять экспертизу деятельности на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;
обеспечивать выполнение своих функций.
Раздел «Права» . В нем дается перечень прав. Предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы.
Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в образовательном учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.
Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции – «Ответственность» - предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за не использование предоставленных работнику прав.
Раздел «Ответственность» . В этом разделе можно было бы перечислить все обязанности и права, указав в заглавной части на личную ответственность за их не выполнение или не исполнение Однако это неоправданно увеличило бы объем каждой инструкции, поэтому рекомендуется определить ответственность одной фразой: «работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных должностной инструкцией».
Раздел «Связи по должности». В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль.
Экспертиза локальных актов образовательных учреждений показала, что:
– большинство локальных актов вступают в противоречие с действующим законодательством;
– во многих локальных актах дублируются нормы законодательства;
– не соблюдаются требования к структуре и содержанию локального акта;
– не в полной мере обеспечена нормативность локального акта;
– не правильно оформляется регистрация локального акта, в связи с чем не оформлены реквизиты;
– не предусмотрен контроль за исполнением локального акта;
– не предусмотрен порядок внесения изменений и дополнений;
– не возможно отследить, ознакомлены ли работники с локальным актом, на кого распространяется действие локального акта;
– учебный план;
– годовой календарный учебный график (по согласованию с РОУО);
– Положение об учебном кабинете;
– Положение о школьном музее.
Гриф Принято на педагогическом совете протокол от_______ № _______ можно проставить в левом углу титульного листа или в конце документа.
Все локальные нормативные акты, утверждаемые органом самоуправления, должны вводиться в действие приказом руководителя.
Порядок оформления локальных нормативных актов
1.Локальный нормативный акт должен быть подписан разработчиком с указанием должности и фамилии.
2.Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу на титульном листе. Сокращенное наименование учреждения допустимо при наличии на бланке или на угловом штампе полного наименования учреждения.
3.Грифы введения в действие, учета мнения, согласования и др. располагаются в левом верхнем углу на титульном листе.
4.Утверждение может быть двух видов: прямое утверждение (1 вариант), и через приказ (2 вариант).
5.Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.
ОБРАЗЦЫ ГРИФОВ
Прямое утверждение
наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
наименование должности руководителя
___________________________________
___________________________________
расшифровка подписи
"___" _______ 200__г.
через приказ
____________________________________________________
наименование организации
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
___________________________________________
Приказом МОУ СОШ №
от 01.01.2001 №
2.Документы, где требуется учет мнения профсоюзного комитета. Утверждаются следующим образом:
Прямое утверждение:
____________________________________________________
наименование организации
УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДАЮ
с учетом мнения директор МОУ
профсоюзного комитета СОШ №___________
МОУ СОШ № ________ _______ (расшифровка)
протокол от _____ №_____ 00.00.0000.г или
председатель профкома «___»____________год
_________(расшифровка)
Если документ утверждался приказом директора, то гриф «Утверждено с учетом мнения» проставляется в конце приказа, а в приложении рекомендуется указать:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом МОУ
СОШ № __________
от _____ № _________
с учетом мнения
профсоюзного комитета
протокол от ______№__
3.В документах, где требуется введение их в действие приказом руководителя МОУ, в левом углу ставится гриф «Введено в действие»
____________________________________________________
наименование организации
Введено в действие УТВЕРЖДЕНО
приказом директора на Совете МОУ
МОУ СОШ №_______ СОШ №__________
от________ №_______ протокол от_______ №__
Директор МОУ СОШ №____
_________(расшифровка)
Главный специалист отдела по образованию
1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ (практическое пособие), Ю. П.ОРЛОВСКИЙ, Д. Л. КУЗНЕЦОВ,
2.ж. Библиотека ДШ, 2008г.
3.Информационно – методические материалы, ВГИПКИПРО, кафедра управления образованием
