Нормативные документы отдела кадров. Документы в ооо которые обязаны быть. Что такое кадровое делопроизводство

Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

1. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

• трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2018 ― 2019 »);
• трудовые книжки;
• книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
• график отпусков;
• личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
• табель учета рабочего времени;
• записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Документы, составление которых является обязательным при определенных условиях

Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют. При этом важно понимать, что помимо обязательных для ведения документов существуют и те, формирование которых осуществляется опционально.

К ним могут относиться:

• коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора ») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
• положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
• график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
• должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
• положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
• журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).

Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий

Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:

Не знаете свои права?

1. Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
2. Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).

Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:

• график сменности;
• положение об оплате труда;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о премировании;
• иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

Последствия несоблюдения правил кадрового документооборота

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Таким образом, перечень кадровых документов, обязанность по ведению которых возлагается на работодателя, определяется отдельными нормами трудового законодательства. При этом микропредприятия освобождаются от необходимости составления ряда документов при условии, что порядок решения регулируемых ими вопросов зафиксирован в трудовых договорах, заключаемых с работниками.

Вам будет интересно также ознакомиться с материалами, которые мы написали специально для нашего

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

• трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
• трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
• медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
• документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
• по форме Т-1;
• личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

• приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
• дополнительное соглашение. Например, при или .

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

• заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;
• соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
• приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

• штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье « ;
• , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

• дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
• в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000-3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

• ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
• ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:

• соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
• трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
• в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

• о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
• о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Одной из главных обязанностей сотрудников отдела кадров является оформление, регистрация и хранение кадровых документов в организации. От качества работы кадровиков зависит работа бухгалтерии, а это – своевременная выплата зарплаты, отпускных, премиальных вознаграждений и т.д. Правильное оформление кадровых документов является одним из важнейших аспектов в работе всего предприятия.

С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.

Помимо этого, если у работодателя введена сменная работа, необходимо наличие графика сменности, в соответствии с которым каждый работник относится к соответствующей группе, выполняющей свои обязанности в течение установленного времени и продолжительности (в соответствии со ст. 103 ТК РФ).

Также в список кадровых документов, которые в обязательном порядке должны присутствовать не предприятии, следует отнести (ст. 212 ТК РФ). Среди обязанностей нанимателя – предоставление безопасных условий и охрана труда каждого сотрудника, поэтому эти инструкции необходимо составить и ознакомить с ними под роспись всех трудящихся на предприятии.

Все вышеуказанные кадровые документы для ООО, как и для любого другого предприятия, относятся к локальным нормативным актам, они проверяются инспекторами федеральной службы по труду и занятости в первую очередь.

Что касается кадровых документов для ИП, то их обязательный перечень является аналогичным, как и для крупных организаций.

Документы кадрового учета по сотрудникам

Кадровый документооборот по учету сотрудников содержит индивидуальную информацию о работнике, занимаемой им должности, данных о поступлении на предприятие, результатах его труда и т.д.

В данный перечень включаются:

1. Документы, касающиеся трудовых взаимоотношений между сотрудником и работодателем (этот вид документации носит распорядительный характер).
2. Документация информационно-расчетного характера.
3. Документация по учету и регистрации.
4. Служебная внутренняя переписка официального характера.

Каждая из этих составляющих кадрового делопроизводства отличается своими особенностями, имеет различное назначение, порядок ведения и вступления в действие.

Документация, регламентирующая трудовые отношения

Документы распорядительного характера включают распоряжения и приказы, подписанные главой предприятия. С их помощью руководство управляет предприятием. Эту группу условно можно разделить на две категории:

• Распоряжения, относящиеся к вопросам функционирования организации в целом (решение производственных вопросов, о штатном расписании и т.д.).
• Распоряжения, касающиеся сотрудников (приказы о трудоустройстве, увольнении работника, переводе на иную занимаемую должность и т.д.).

Среди документов, находящихся в ведении отдела кадров находятся те, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудников. К таковым следует отнести , справку о трудоустройстве, а также приказы (копии), составленные при трудоустройстве и увольнении. Благодаря им сотрудник имеет возможность зафиксировать свой официальный стаж и подтвердить трудовую деятельность – они важны как для оформления пенсионных выплат в дальнейшем, так и для выплаты больничных пособий на текущем месте работы.

Благодаря наличию копий приказов, возможно восстановление трудовой книжки, оформление ее дубликата и внесение записей о работе по совместительству.

Документация информационно-расчетного характера, официальная переписка

Ведение специалистами отдела кадров этой группы документов требуется для сбора персональной информации о работниках, а также для систематизации данных об их трудовой деятельности. К этим видам кадровых документов следует отнести личную карточку сотрудника, личное дело, а также штатное расписание и табель по учету рабочего времени.

С помощью деловой внутренней переписки все кадровые решения могут быть зафиксированы и задокументированы. К примеру, чтобы привлечь сотрудника за проступок к ответственности необходимо затребовать с него объяснительную записку. А чтобы поощрить трудящегося на предприятии, требуется составленное непосредственным руководителем представление на имя главы предприятия.

Документация внутренней официальной переписки необходима для взаимодействия в письменном виде должностных лиц, сотрудников и администрации предприятия.

Журналы регистрации кадровых документов

В отделах кадров ведется и учетная кадровая документация. Книги по регистрации документооборота в отделе кадров включают в себя систематизированный учет таких документов, как приказы, трудовые книжки, личные дела и др.

В случае правильно оформленной учетной кадровой документации (когда документ пронумерован, на нем проставлена дата его регистрации) работодателю не составит труда выиграть трудовой спор с сотрудником.

В первую очередь, это учет приказов о трудоустройстве сотрудников, об их переводах и увольнениях.

Также учет документооборота службы по кадрам включает в себя наличие регистрационных журналов по учету:

• локальных нормативно-правовых актов;
• составленных приказов об отпусках;
• приказов о командировках.

Также кадровое делопроизводство включает ведение журналов, систематизирующих данные о прохождении трудящимися медосмотров, сведения о выданных командировочных удостоверениях и др.

Также к этому виду кадровых документов следует отнести две – в одной отражается их движение, а в другой их приход-расход.

Некоторые учетно-регистрационные книги и журналы имеют строго утвержденную форму, тогда как разработка других предусматривается индивидуально на каждом предприятии в зависимости от специфики его деятельности.

Акт приема-передачи кадровых документов – образец

В некоторых случаях на предприятии требуется провести процедуру передачи кадровой документации. Это возникает при переводе на другую должность или увольнении кадрового специалиста, а также при реорганизационных мероприятиях на предприятии и т.д.

Aкт приема передачи кадровых документов образец

В первую очередь следует выяснить, существует ли на предприятии установленный порядок передачи и образец акта. При его отсутствии следует оформить данный акт произвольно с указанием наименования организации, членов комиссии, их должности, а также перечня передаваемых документов.

Процедура передачи включает в себя формирование комиссии, проверку правильности ведения документооборота (наличие обязательных документов, корректность их составления и хранения), формирование акта приема-передачи.

В комиссию включаются в обязательном порядке новый сотрудник, принимающий дела, и прежний – их передающий. Помимо этого, в качестве членов комиссии могут присутствовать: глава предприятия, специалисты отдела бухгалтерии, делопроизводитель, специалисты юридического отдела и др.